Budget Bedrijfsfeest

Creëer een evenementpagina voor jouw feest dat al het bovenstaande op een plek verzameld. De evenementpagina geeft een overzicht van alle belangrijke informatie over jouw feest – tijd, locatie, programma enzovoorts. Normaal gesproken is jouw evenementpagina ook de plek waar jij de aanmeldingen en ticketverkoop voor jouw evenement in de gaten kunt houden.

Deze uitnodigingen kunnen linken naar de evenementpagina van jouw evenement zodat mensen meer kunnen leren over jouw evenement en zich aan kunnen melden. Start met het promoten van jouw feest op alle social media kanalen waar je verwacht potentiële bezoekers te vinden. Vraag degene die zich al aangemeld hebben het evenement te delen met hun vrienden.

Je hebt iets te vertellen of te vieren en wilt daar een evenement van maken. Je kunt dan best wat tips voor het organiseren van een succesvol evenement gebruiken. Er komt namelijk heel wat bij kijken om een evenement te organiseren dat de deelnemers niet snel vergeten, een feest dat leuk was, bijzonder, leerzaam of nuttig.

Het organiseren van een evenement kan leuk zijn, heel uitdagend en ook dankbaar werk. Het gaat immers om iets leuks. Bedenk wel dat het organiseren van zo’n evenement ook kan uitmonden in een lijdensweg. Alles valt of staat dan ook met een gedegen plan van aanpak. Hierna vind je 9 tips voor de organisatie van jouw evenement.

Pak je de organisatie vanaf het begin doordacht en gestructureerd aan, dan heb je al de helft gewonnen. Hieronder vind je nog 8 tips die je meteen kan meenemen in je plan van aanpak. Misschien hebben niet alle tips betrekking op jouw evenement. Het maakt nogal wat uit of je een feestje voor je bedrijf met 15 werknemers organiseert, een muziekevent voor je dorp, een festival met externe bezoekers of een internationaal congres voor medici (feest organiseren checklist).

Deze checklist kan je het gehele proces bij je houden en steeds aanpassen waar nodig. Ook handig om te delen met de mensen die je helpen bij de organisatie en om te gebruiken bij het verdelen van de taken. Je zult merken dat je gaandeweg nieuwe onderdelen aan je checklist zult toevoegen maar ook dingen kan afstrepen.

Organisatie Bedrijfsfeest

Hoe groter je evenement, hoe meer tijd je er voor moet uittrekken. feest organiseren checklist. Bedenk ook dat onderweg altijd onverwachte hobbels moeten worden genomen, ruim hier tijd voor in. Gaat het om een groot evenement dan zul je de organisatie niet helemaal alleen op je nemen. Stel tijdig een projectgroep samen en verdeel de taken vanaf het begin.

De doelstellingen van je evenement, De doelgroep (wie kunnen we verwachten)Het beschikbare budget, De datum en het tijdstip, De locatie, De catering, Marketing met betrekking tot het evenement, Wat moet er gebeuren tijdens het evenement, Evaluatie. Bij het vaststellen van de doelstellingen van je evenement kan je direct bedenken en verwoorden waar je het eigenlijk voor doet.

Je wilt misschien een feestje organiseren rondom de lancering van je nieuwe product, maar waarom eigenlijk? Wat hoop je hiermee te bereiken? Als je deze vraag goed kunt beantwoorden, dan helpt dat je enorm om een succes te behalen met je evenement - feest organiseren checklist. Mogelijk redenen zijn bijvoorbeeld: Je wilt gewoon vieren dat er een mijlpaal is bereikt, Je hoopt met het evenement nieuwe klanten te bereiken, Je hoopt op meer naamsbekendheid van het product of je merk, Je hoopt geld te verdienen met het evenement (entreekaarten)Je wilt je personeel een plezier doen.

Zo kan je tijdig besluiten je evenement anders in te richten of je doelstellingen nog bij te stellen. Heb je je doelstellingen in kaart gebracht? Dan kan je van daaruit alle volgende punten op je checklist c (feest organiseren checklist). q. plan van aanpak doorlopen. Ook hier geldt natuurlijk weer dat de invulling van je doelgroep afhangt van het soort evenement.

Je hebt misschien nog te beslissen of het feestje met of zonder partner is. Organiseer je een symposium, een festival, een congres of ander groot evenement waarbij ook externe bezoekers komen, dan ligt het heel anders. Wie wil je er graag bij? En waarom? Waarschijnlijk heb je al een doelgroep in gedachten, maar die zul je nog wel verder moeten specificeren.

Welke medici? Er zijn zoveel medici, hoe ga je beslissen wie wel en wie niet? Bedenk ook dat het best wel eens voorkomt dat je een bepaald persoon uitnodigt en deze vervolgens zijn collega of secretaresse stuurt. Organiseer je een bedrijfsfeest dan kan je jezelf weer heel andere vragen stellen.

Bedrijfsfeest Op Het Strand

Niet alleen ten aanzien van je budget maar ook ten aanzien van de locatie, te houden lezingen of praatjes en je catering. Heb je goed zicht op je doelgroep, dan volgt de vraag hoe je deze gaat bereiken. Intern zal het niet zo’n probleem zijn maar hoe ga je externe bezoekers uitnodigen? Misschien zit er veel uitzoekwerk aan vast (adressen) en kost het veel tijd (bellen).

Wil je ook uitnodigen via social media? Een volgende vraag is wat je je bezoekers hebt te bieden. De meeste mensen offeren niet graag hun tijd op aan iets waar ze niks aan hebben, afgezien van je familie en vrienden (feest organiseren checklist). Je moet je bezoekers iets te bieden hebben. Dit kan een geweldige maaltijd zijn, netwerkmogelijkheden, interessante lezingen, een gratis product of iets anders.

Tenslotte is natuurlijk niet onbelangrijk hoeveel mensen je wilt uitnodigen. Was het alleen maar in verband met de locatie en de catering. Bedenk echter ook dat veel mensen niet altijd de beste optie is. Er kan dan minder goed worden gepraat met elkaar. Je hebt meer aan 50 gasten die écht voor jouw evenement komen dan 150 gasten die vooral voor je gratis luxe lunch van de partij zijn.

Je kunt wel 1000 mensen willen uitnodigen en van een luxe maaltijd willen voorzien, als het benodigde budget ontbreekt zal je wat anders moeten verzinnen - feest organiseren checklist. Het is belangrijk eerst je doelstellingen en doelgroep te definiëren alvorens met het budget aan de gang te gaan. Allereerst is de vraag vanuit welke positie je aan de slag gaat.

Er zijn via internet ook wel speciale event budget templates te vinden maar daarvoor moet je vaak betalen (feest organiseren checklist). Je zet alle kosten en uitgaven onder elkaar, per onderdeel van je evenement. Het beste kan je de kosten zo veel mogelijk uitsplitsen. Neem bijvoorbeeld niet een kostenpost op voor “drank en eten” maar neem hiervoor twee aparte posten op.

Noteer alles dat (mogelijk) geld gaat kosten: van locatie tot transport, personeel, aankleding van je locatie, extra toiletvoorzieningen, artiesten, sprekers, garderobe en serviesgoed. Doe dit zo gedetailleerd mogelijk en neem ook posten op waarvan je nu denkt dat ze niets zullen gaan kosten omdat bijvoorbeeld je eigen personeel of familie inspringt.

123 Bedrijfsfeest

Hoeveel bestek, parkeerkaartjes, stoelen en geluidsboxen denk je nodig te hebben? Andere betrokkenen weten dan ook meteen waar het allemaal precies over gaat en kunnen je waar nodig adviseren. De kosten die je opschrijft zijn in veel gevallen, zeker als je net begint met je plan van aanpak, geschat. De werkelijke kosten kunnen hiervan flink afwijken en een gat in je begroting veroorzaken of juist meer ruimte bieden.

Als je gaat informeren naar kosten bij leveranciers, krijg je vaak de gangbare prijzen te horen. Probeer te onderhandelen en vraag naar prijzen voor de aantallen die jij nodig hebt. Dit kan flink schelen in prijs. “Bedenk ook dat zaken als vergunningen en verzekeringen een rol kunnen spelen bij de organisatie van je evenement en kosten met zich mee kunnen brengen.” Aan het einde van je kostenraming kan je berekenen wat de kosten per gast zullen zijn.

Niet vergeten: het rampenfonds. Er gebeuren altijd onverwachte dingen, wat voor evenement je ook organiseert. Misschien wil je een annuleringsverzekering afsluiten? Hoe groter je evenement, hoe meer kans er is dat er iets misgaat. Stel je voor dat het onverwacht gaat stormen en je gasten met geen mogelijkheid meer naar huis kunnen… Natuurlijk kan je niet op alle worst case scenario’s inspelen maar nadenken over wat er mis kan gaan is wel belangrijk (feest organiseren checklist).

Het komt vaak voor: het budget voor je evenement is niet toereikend voor alle geweldige plannen die je in je hoofd hebt. Je kunt proberen je budget een boost te geven. Dat kan je bijvoorbeeld doen door middel van sponsoring. Voor veel bedrijven is naamsbekendheid of merkbekendheid belangrijk en van deze wetenschap kan je misschien gebruik maken.

Misschien wil een bedrijf uit de regio wel een leuke goodiebag samenstellen zodat je gasten met een gaaf cadeautje naar huis gaan (feest organiseren checklist). Een ander idee: vraag kortingsbonnen en vouchers van bedrijven en winkels. Of vraag om leuke spulletjes zoals hebbedingetjes voor op kantoor, een pen, elektronische speeltjes maar ga niet voor flyers en brochures, die worden meestal niet zo op prijs gesteld.

Lang niet ieder evenement leent zich hiervoor maar als je een festival met een te gekke DJ organiseert dan kan het bijvoorbeeld wel (feest organiseren checklist). Pas wel op, want je weet nooit zeker wie er komt en dan loop je het risico met een halflege zaal te zitten. Voorverkoop van kaartjes is dan een optie.

Bedrijfsfeest Almelo

Een grote kans dat je nét het verkeerde moment kiest. Ajax tegen Feyenoord bijvoorbeeld, of een ander feestje van de concurrent. Het gaat dan om evenementen bij jou in de buurt maar ook om evenementen die verder weg zijn maar wel soortgelijk als het jouwe. Als jullie hetzelfde publiek trekken dan heb je direct een probleem.

Misschien heb je zelf geen schoolgaande kinderen en sta je er niet bij stil: de schoolvakanties. Het is natuurlijk een heel slecht moment om je evenement in de Paasvakantie of Herfstvakantie te houden. Je gasten komen dan niet maar zitten ergens in de zon of thuis voor de tv. Voor veel mensen is sport belangrijk, óók op tv.

Ook al plaats je een groot scherm bij jouw evenement, veel gasten zullen besluiten niet naar jouw evenement te komen. Ok, het weer kan altijd roet in het eten gooien - stripper huren. Maar in de winter loop je wel meer kans op kou, regen, hagel, sneeuw en andere ongemakken. Niet de beste tijd voor een evenement dus.

Veel mensen hebben andere dingen te doen in de zomer. Maandag is de minst geschikte dag voor een evenement. Zakelijke evenementen kan je het beste plannen op dinsdag, woensdag of donderdag. De woensdag is daarvan de minst geschikte dag omdat er dan veel parttimers werken. Feestelijke evenementen organiseer je het beste op vrijdag of zaterdag en eventueel zondag.

Bepaalde periodes kunnen sowieso al druk zijn voor cateraars - feest organiseren checklist. Rond feestdagen bijvoorbeeld maar ook in de zomer tijdens de periode van communie en de vele huwelijken in deze tijd. Hetzelfde geldt voor fotografen. Informeer tijdig wat jouw leveranciers het beste uitkomt. Misschien levert het je ook nog korting op. stripper huren. Ja echt, ook de politiek is van invloed op datum en tijdstip van je evenement en de grootte van die invloed is weer afhankelijk van het type gast dat jij uitnodigt.

Niemand staat graag in de file, propt zich in een overvolle trein of rijdt urenlang rond op zoek naar een parkeerplekje. Organiseer dus geen evenement dat begint of eindigt in de spits of waarvoor je gasten zich door een drukke menigte op de markt moeten wringen. De locatie van je evenement is een grote succes bepalende factor.

Bedrijfsfeest Aftrekbaar

De locatie is het gezicht van je evenement: de plek, het terrein, het gebouw en de omgeving (feest organiseren checklist). Bekijk altijd meerdere opties en weeg de voordelen en nadelen goed af. Zorg ervoor dat jouw evenement past bij de locatie: je organiseert geen galadiner in een voetbalkantine en geen BBQ in een paleistuin (hoewel dat laatste dan misschien nog wel kan).

Er is ontzettend veel op dat gebied te vinden. Gebouw en ligging, Parkeermogelijkheden, Bereikbaarheid, ook met openbaar vervoer, Indien je internationale gasten verwacht; nabijheid luchthaven, Uiteraard de prijs van de locatie, Mogelijkheden om te annuleren, Is er catering of moet je dat zelf regelen, Aansluitingen voor beeld en geluid, wifi, Aankleding, tafels, stoelen, bloemen, Toegankelijkheid rolstoelen, Verwarming, Akoestiek, Ben je daar exclusief of zijn er nog andere ruimtes verhuurd, Hoe zit het met opbouwen en afbreken, Schoonmaak, Beveiliging.